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Aufgaben effektiv erledigen / Getting Things Done (I) – Was ist GTD?

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Warum ist ein vernünftiges Selbstmanagement ein Muss? Ohne ein gutes Selbstmanagement können wir die an uns gestellten Anforderungen im Berufs- und Privatleben kaum oder nur mit sehr viel Stress bewältigen. Die steigenden Zahlen an berufsbedingten psychischen Erkrankungen sprechen eine deutliche Sprache.

Wer kennt nicht zumindest eine der folgenden Situationen:

  • Im Büro fällt uns ein, was wir zu Hause noch erledigen wollten und umgekehrt. Ein schlechtes Gewissen und Stress sind oft die Folge. Leider legt uns das Gehirn die Dinge nicht immer dann vor, wenn wir sie erledigen könnten, sondern erst dann, wenn wir durch andere Situationen erinnert werden.
  • Wir sitzen vor einem Berg voller Arbeit, der keine Aufschub duldet, fangen aber nicht an, da wir den Überblick verloren haben.
  • Wir beginnen Themen nicht, da wir nicht im Detail wissen, was wir jetzt tun müssen.
  • Wichtige Informationen gehen in der Flut der E-Mails verloren.

Die Liste ließe sich beliebig erweitern.

Hier hilft die Methode „Getting Things Done (GTD)“, die David Allen in seinem sehr guten Buch mit dem schrecklichen deutschen Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ detailliert erörtert. Das schöne an dieser Methode ist, dass sie lediglich ein Sammelsurium von Arbeitsweisen ist, die es schon immer einzeln gab und die jeder, der selbst versucht hat, seine Arbeitsweise besser in den Griff zu bekommen, ansatzweise so oder so ähnlich für sich entdeckt hat. David Allen ist keiner der sogenannten Selbstmanagement Päpste, die einem glauben machen wollen, sie hätten die Welt neu erfunden.

Ich habe die von David Allen beschriebenen Vorgehensweise teilweise etwas verändert und setze auf zeitgemäße Software und Dienste, die mir erlauben, das Thema noch konsequenter umzusetzen, als es im Buch beschrieben ist. Die zentralen Ideen bleiben aber erhalten:

  • Alle Aufgaben müssen in wenigen, immer gleichen Systemen erfasst werden. Nur wenn vollständig alle Aufgaben erfasst sind, hört das Gehirn auf wegen nicht erledigter Punkte Alarm zu schlagen und Stress zu produzieren.
  • Diese Systeme müssen regelmäßig komplett durchgearbeitet werden.
  • An jeder Aufgabe ist (mindestens) der nächste Schritt notiert, so dass die Aufgabe sofort begonnen werden kann, wenn sie zur Abarbeitung ansteht.
  • Eingangskörbe müssen täglich durchgearbeitet werden und danach leer sein.
  • Dinge, die bewusst verschoben werden, weil andere Tätigkeiten dazwischen gekommen sind, erzeugen im Gegensatz zu vergessenen Aufgaben keinen Stress.

So viel zur Theorie. In den nächsten Beiträgen zeige ich ganz konkret, wie diese Themen praktisch eingesetzt werden. Da ich sie tagtäglich selber anwende, weiß ich, dass sie funktionieren.

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