Laufen und Selbstmanagement

Alles was gut tut und mehr

Aufgaben effektiv erledigen / GTD (II) – Post- und E-Maileingang bearbeiten

| Keine Kommentare

Eine der größten Sünden bei der Bearbeitung aktueller Aufgaben sind überfüllte Eingangskörbe. Dabei ist es egal, was als Eingangskorb definiert wird. Das kann eine klassische Briefablage sein oder aber auch ein Sideboard im Flur. Wichtig ist, dass alle neuen Briefe immer am selben Ort abgelegt werden. Der Eingangskorb schlechthin ist inzwischen die Inbox der E-Mailkonten (sowohl beruflich als auch privat). Für alle Eingangskörbe gelten die folgenden Regeln:

  • Die Eingangskörbe werden täglich bearbeitet (wobei ich mir bei meine privaten E-Mails die Ausnahme gönne, dass ich auf die Bearbeitung verzichte, wenn der Rechner einmal aus bleibt).
  • Briefe werden von oben nach unten bearbeitet, zeitsortierte E-Mails von alt nach neu.
  • Keine Poststück und keine E-Mail wird wieder zurückgelegt. Alles wird nach dem unten beschriebenen Schema bearbeitet.
  • Am Ende ist der Eingangskorb leer.

Durch die tägliche Bearbeitung wird sichergestellt, dass der Überblick nicht verloren geht und die Arbeitspakete klein und überschaubar bleiben. Außerdem können so unangenehme Aufgaben nicht ignoriert werden. Ich persönlich bearbeite meine beruflichen E-Mails morgens als erstes, denn so bin ich sicher, dass sich keine unangenehmen Überraschungen zwischen den E-Mails verbergen und wenn doch, kann ich die Tagesplanung sofort anpassen.

Dabei gehe ich wie folgt vor (ich werde es speziell an beruflichen E-Mails verdeutlichen, im Grunde gelten die Mechanismen aber für alle Eingangskörbe). Das beschriebene Regelwerk wird von oben nach unten durchlaufen, bis eine passende Vorgehensweise für die entsprechende E-Mail gefunden ist. Dann wird mit der nächsten E-Mail weiter gemacht.

  • Wiederkehrende E-Mails, die weder bearbeitet noch gespeichert werden müssen (z.B. Statusmeldungen an ein komplettes Team, die von Kollegen bearbeitet werden), lasse ich automatisch durch E-Mailregeln löschen oder ich versuche, aus dem Verteiler herausgenommen zu werden.
  • Spammails werden durch effektive Regeln oder einen externen Dienstleister aussortiert.
  • E-Mails, die keine Aufgabe beinhalten und nichts, was nach GoBS, GDPdU etc. oder aus Projektrelevanz permanent gespeichert werden müsste, werden gelöscht. Dabei muss jeder für sich entscheiden, ober er lieber „im Zweifel behalten“ oder „im Zweifel löschen“ lebt. Ich bevorzuge das Löschen.
  • E-Mails, die von anderen bearbeitet werden sollen, werden weitergeleitet. Soll die Bearbeitung im Auge behalten werden, so müssen die E-Mail in eine Aufgabenliste „Warten auf“ übernommen und aus dem Posteingang gelöscht werden. Den Listen widme ich mich in nächsten Beitrag zum Thema GTD.
  • E-Mails, die keine Aufgaben enthalten aber Informationen beinhalten, die permanent gespeichert werden sollen, werden z.B. im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt und aus dem Posteingang gelöscht. Sind die Informationen nicht wichtig aber eventuell später einmal interessant, so können sie in einer Liste „Vielleicht/Irgendwann“ aufgenommen werden.
  • Alle E-Mails, die innerhalb einer definierten Zeit (z.B. 10 Minuten) selber zu erledigen sind, werden sofort abgearbeitet und danach permanent, z.B. in einem DMS, gespeichert. Die E-Mails werden aus dem Posteingang gelöscht. Die von David Allen aufgezeigten 2 Minuten finde ich zu gering, zumindest wenn man nicht täglich 50 E-Mails bekommt.
  • Für die restlichen E-Mails ist (mindestens) der nächste Schritt zu definieren. Dann sind sie in entsprechende Listen aufzunehmen oder es ist ein Projekt oder in seltenen Fällen ein konkreter Termin zu definieren. Die E-Mails werden aus dem Posteingang gelöscht. Mehr Informationen zu Aufgabenlisten und Projekten folgen in den nächsten Berichten zu GTD.

Danach ist der Posteingang leer, weshalb dieses Verfahren auch Inbox Zero genannt wird. Ich versuche die E-Mails im Tagesverlauf nicht mehr allzu oft zu kontrollieren. Für wichtige Dinge gibt es das Telefon, das persönliche Gespräch oder auch Instant Messaging Systeme.

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.