Ich verwende ausschließlich digitale Aufgabenlisten. Eine Klassiker der Aufgabenlisten nach GTD ist „Remember The Milk“. Es ist eine Weblösung, auf die sowohl per Browser als auch per Smartphone App zugegriffen werden kann. So können Aufgaben zu jeder Zeit erfasst oder bearbeitet werden. Dabei kann auch eine Pushfunktion aktiviert werden. Außerdem gibt es u.a. eine Integration für den Google Kalender oder Outlook.

Folgende Listen habe ich definiert:

• Private Liste: in dieser werden alle nicht regelmäßigen privaten Aufgaben erfasst.
• Regelmäßige Aufgaben: in dieser werden alle regelmäßigen privaten Aufgaben erfasst (Mülltonne an die Straße bringen, jährliches Zählerablesen, Kontoauszüge abholen, wöchentliche Durchsicht etc.)
• Arbeitsliste: in dieser werden alle Aufgaben erfasst, die die Arbeit betreffen (auch die regelmäßigen, da ich diese immer im Blick haben möchte).
• Einkaufen: in dieser werden alle Dinge notiert, die eingekauft werden sollen.

Die Aufgaben werden wenn möglich terminiert und tauchen ab Fälligkeitsdatum in einem Widget auf dem Smartphone auf, so dass diese immer im Blick sind. Um die Listen unter Kontrolle zu haben, sollten die aktuellen Aufgaben täglich überprüft werden. Wöchentlich sind alle Listen (außer der Einkaufsliste) komplett zu prüfen. Dabei können Dinge, die sich erledigt haben oder nicht mehr interessant sind, gelöscht werden.

Folgende Listen, die lt. GTD empfohlen werden, verwende ich nicht:

• Warten auf: Hier verwende ich ein „warten_auf“-Tag und belasse die Aufgabe in der Liste, um sie weiterhin im Fokus zu behalten.
• Irgendwann / Vielleicht: Themen, die in die Kategorie irgendwann/vielleicht fallen, stelle ich in die private Liste oder die Arbeitsliste ohne Fälligkeitsdatum. Während der wöchentlichen Durchsicht entscheide ich, ob das Thema noch interessant ist und ob ich es konkret einplane.

Wird kein Projektmanagementtool eingesetzt, so können für einzelne Projekte extra Listen definiert werden. Das ist allerdings nur bei geringer Projektanzahl (maximal 10 Stück) zu empfehlen. Über Tags und Projektmanagement werde ich im nächsten Artikel zum Thema GTD schreiben.

Es ist möglich, ein Konto von „Remember The Milk“ für mehrere Personen zu verwenden. Meine Frau und ich haben einen gemeinsames Konto und können uns gegenseitig die Aufgaben in die Listen verschieben. Dabei können die Teilaufgaben, die bereits erledigt wurden, in einem Notizfeld erfasst werden.