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Aufgaben effektiv erledigen / GTD (IV) – Tags und Orte

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Wie in meinem Eintrag zum Thema Listen bereits beschrieben, verzichte ich auf einige Listen der klassischen GTD-Methode und ersetze sie durch Tags.

Das hat den Vorteil, dass die Aufgaben im richtigen Kontext erhalten bleiben und so immer unter Kontrolle sind. Die wichtigsten Tags sind „warten_auf“ und „vielleicht/irgendwann“.

Die wöchentliche Durchsicht passiert über die private Liste oder die Arbeitsliste. Sollen die Aufgaben zum Thema „warten_auf“ bzw. „vielleicht/irgendwann“ thematisch aufgelistet werden, so wird das bei RTM durch einen Mausklick auf das Tag erreicht. Es öffnet sich ein neuer Reiter, der nun die entsprechende Aufgabenliste abbildet.

Auf diese Weise können auch einfache Projekte abgebildet werden. Alle Aufgaben des Projektes bekommen das gleiche Projekttag. Um sich die Aufgabenlisten nicht unnötig aufzublähen, empfehle ich nur einen Eintrag in der eigentlichen privaten oder beruflichen Aufgabenliste. Das ist z.B. das Projektziel oder der -meilenstein. Die einzelnen Aufgaben werden in einer Liste „Projektaufgaben“ gesammelt. Alle Aufgaben eines Projektes können nun wieder per Klick auf das Tag geöffnet werden. Bei wenigen Projekten könnten natürlich genauso gut Listen für jedes Projekt angelegt werden. Das ist reine Geschmackssache.

Genauso mächtig wie die Tags sind Orte von RTM. Sie sind eine eigene Gliederungsebene und sammeln Aufgaben, die an einem Ort zu erledigen sind. In der Smartphone Umsetzung können sich die Ortslisten automatisch in der Nähe des Ortes öffnen, das halte ich aber auf Grund der sehr begrenzten Akkulaufzeit bei permanent angeschaltetem GPS für Spielerei.

Praktisch ist das z.B. bei den täglichen Einkäufen. Alle Produkte, die ich im örtlichen Edeka kaufen möchte, befinden sich zusätzlich zur Liste Einkäufe, die alle einzukaufenden Dinge enthält, zusätzlich im Ort Edeka. So können während des Einkaufs die Dinge, die sich im Wagen befinden, abgehakt werden. Sie verschwinden das aus Ort und Liste, da beides nur verschiedene Sichten auf das gleiche Objekt abbilden. Da für die Einkäufe Listen, Tags und Orte benötigt werden, werde ich das Thema am diesem Beispiel demnächst einmal komplett durchspielen.

Im Beruf können Aufgaben, die z.B. bei einem Kunden erledigt werden müssen, zu einem Ort zusammengefasst werden.

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