Wie angekündigt gibt es nach so viel Theorie ein einfaches Praxisbeispiel. Ich werde die Mechanismen der webbasierten Aufgabenliste RTM am Beispiel Einkaufsliste erläutern, da dort alle wichtigen Strukturen eingesetzt werden und das Beispiel so allgemein ist, dass es für jeden aussagekräftig ist. Wer die Strukturen verstanden hat, kann selber unzählige Einsatzmöglichkeiten finden, die über die bereits geschilderte Theorie von GTD hinaus gehen.

Folgende Strukturelemente werden verwendet:

• Liste: Einkaufen
• Ort: Edeka (oder anderer Supermarkt)
• Tag: +bolognese (Zutatenliste für ein Kochrezept)

In die Liste Einkaufen kommen alle Einkäufe. Alle Dinge, die ich im Supermarkt bekomme, befinden sich zusätzlich in der entsprechenden Ortssicht.

Die unterschiedlichen Strukturelemente sind nur Sichten auf Aufgaben, d.h. wenn eine Aufgabe in einer Sicht erledigt wird, so verschwindet sie ebenfalls in allen anderen Sichten. Alle erledigten (nicht gelöschten) Aufgaben einer Sicht können extra gelistet und wieder eröffnet werden.

Artikel, die eingekauft werden sollen, können entweder neu eingegeben werden oder aber, wenn sie schon einmal verwendet wurden, wieder eröffnet werden. Dann tauchen sie auch in allen Sichten wieder auf. Sollen weitere Details mitgegeben werden (Menge, Gewicht usw.), so kann dafür das Notizfeld verwendet werden. Ich notiere dort nur abweichende Mengen (bei Sahne z.B. 2 Becher für Gericht 1, Gericht 2; 3 Becher für Gericht 3).

Die Zutaten von Gerichten, die häufiger zubereitet werden, werden mit einen Tag (z.B. +bolognese) zusammen gefasst. Nach einem Wechsel in die Sicht der erledigten Zutaten (Aufgaben) können jetzt in Serie alle Dinge ausgewählt werden, die eingekauft werden müssen. Sie tauchen dann auch, wenn vormals definiert, in der Ortssicht  und der Einkaufsliste auf.

Das erste Zeichen (hier +) verwende ich, um alle Tags gleichen Typs in der Sortierung zusammen zu haben.

Im Supermarkt wird dann die entsprechende Ortsliste auf dem Smartphone geöffnet und alle Artikel können nach und nach erledigt werden.

Ist ein Artikel, der nicht ganz dringend benötigt wird, nicht vorhanden, so kann er einfach für den nächsten Einkauf in der Liste gelassen werden. Das nachträgliche manuelle Übertragen auf einen neuen Einkaufszettel entfällt.

Nach dem gleichen Schema lassen sich Listen für die Urlaubsvorbereitung oder auch kleine Projekte definieren.