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GTD (VI) – Vorbereitung von Projektbesprechungen

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Der Erfolg von Besprechungen hängt sehr von der richtigen Vorbereitung ab. Ich finde den eingeladenen Teilnehmern gegenüber Besprechungen, die nicht richtig vorbereitet sind, respektlos. Sie sollten abgebrochen und neu angesetzt werden.

Mit folgendem Schema sollte jede Besprechung gelingen (am Besten als Mindmap verfassen):

  • Teilnehmer: Namen der Teilnehmer und Grund, warum sie an der Besprechung teilnehmen. Einer dieser Teilnehmer muss der Projektleiter oder ein Vertreter sein. In der Regel wird er die Besprechung einberufen.
  • Projektziel (Vision): Beschreibung des Projektziels. Dabei wird die fertige Lösung bildhaft beschrieben, als wäre sie schon fertig. Das verhindert, dass alle Teilnehmer unterschiedliche Bilder im Kopf haben und aneinander vorbei reden.
  • Besprechungsziel: Genaue Beschreibung, was das Ergebnis der Besprechung sein soll.

Diese 3 Punkte sollten vom Besprechungsleiter vorbereitet und zu Beginn der Besprechung vorgestellt werden. Damit ist sichergestellt, dass die Teilnehmer wissen, in welche Richtung sich die Besprechung entwickeln soll und um was es eigentlich geht.

  • Brainstorming: Jeder Besprechungsteilnehmer kann die Dinge, die ihm einfallen, in die Runde werfen. Es wird nichts kommentiert und jeder Vorschlag aufgenommen. Dieses wird so lange fortgeführt, bis es keine neuen Ideen mehr gibt.
  • Organisation: In dieser Phase werden alle Punkte des Brainstormings von der Runde besprochen. Alle Vorschläge, die als sinnvoll erachtet werden, werden aus dem Bereich Brainstorming in der Bereich Organisation kopiert und ggf. um weitere Anmerkungen oder Details ergänzt. Jeder Punkt muss so konkret sein, dass er umgesetzt werden kann.
  • Nächste Schritte: In dieser abschließenden Phase werden die nächsten Schritte geplant. Dabei sind für jede Aufgabe die 3 Ws zu beantworten: Wer macht was bis wann?

Die Aufgabe des Projektleiters ist es, darauf zu achten, dass die nächsten Schritte auch wie geplant durchgeführt werden. Aber das ist ein anderes Thema.

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