Jedes Jahr das Gleiche. Nur noch wenige Tage bis zum Urlaub und eine Liste der Dinge, die mitgenommen werden sollen, muss her. Papier und Kugelschreiber haben diesmal ausgedient. Einmal noch eine Liste erstellen, diesmal aber digital und mit Struktur.

Die Idee ist RTM als Urlaubsliste zu verwenden und vor dem nächsten Urlaub die Daten einfach wieder einzuspielen. Dabei hilft die E-Mail Importschnittstelle von RTM. Über sie können mehrere Aufgaben auf einen Schlag importiert werden. Die RTM Tastaturkürzel werden dabei unterstützt. Die wichtigsten Kürzel sind:

• #<name>: Name einer Liste oder wenn dieser nicht definiert ist, eines Tags
• @<ort>: Ein in RTM definierter Ort
• !<1,2,3>: Priorität
• ^<Datum>: Fälligkeitsdatum
• *<Intervall>: Wiederholungsinterval

Für die Urlaubsplanung setze ich folgende Elemente ein:

• Liste #Urlaub: Alles wird in dieser Liste gesammelt
• Tags #ur_<name des Familienmitglieds>: Dinge, die einer Person zugeordnet werden, bekommen das Tag der Person, um beim Kofferpacken diese Tags einzeln abarbeiten zu können. Dabei werden für alle Personen einzelne Aufgaben (1 Zeile in der Import E-Mail) definiert.
• Orte @DM, @zuhause, etc.: Der Ort, an dem die Aufgabe fällig wird. Beim Einkauf wird die Aufgabe entgegen der üblichen Arbeitsweise nicht erledigt, sondern vom Ort @<Geschäft> nach @zuhause geschoben, da der gekaufte Artikel auch noch in der Koffer gehört und deshalb nicht erledigt wird. Mit Orten und Tags lassen sich, wie hier zu erkennen ist, einfache Prozessketten aufbauen.

Alle Dinge, die mitgenommen werden, müssen einmalig samt Kürzeln ein einer Textdatei erfasst werden. Diese Textdatei sieht dann in etwa wie folgt aus (ich zeige hier nur einen kurzen Ausschnitt):

Sonnencreme @DM #urlaub

Perso @zuhause #urlaub #ur_jens

Perso @zuhause #urlaub #ur_judith

Reisepass @zuhause #urlaub #ur_kind1

Reisepass @zuhause #urlaub #ur_kind2

Sonnenbrille @zuhause #urlaub #ur_judith

Sonnenbrille @zuhause #urlaub #ur_jens

Diese Liste kann jetzt vor jedem Urlaub in den Textbereich einer E-Mail kopiert werden und an die RTM Importschnittstelle gesendet werden. Danach befinden sich alle Aufgaben in RTM und können dann bequem bearbeitet werden. Dabei ist der Einsatz der Pro-Version, mit der das Widget für Smartphones verwendet werden kann, sehr zu empfehlen.

Am besten wird die Datei zentral abgelegt (z.B. ein einer Dropbox), so dass sie von überall bearbeitet werden kann, wenn Dinge nachgetragen werden müssen. Natürlich können die Aufgaben auch in RTM selbst oder in Evernote erfasst werden.