Delegieren klingt ganz einfach. Wie die Praxis zeigt, ist es das aber nicht.

Zum richtigen Delegieren reicht es nicht aus die Aufgabe einfach an einen anderen Mitarbeiter, der in der Aufbauorganisation auf einer „niedrigeren Stufe“ steht, weiterzugeben. Derjenige, der eine Aufgabe weitergibt, muss das Ziel detailliert und präzise beschreiben. Das Delegieren dient nicht dazu eine Aufgabe los zu werden ohne sich damit zu beschäftigen. Es entbindet den Delegierenden auch nicht von der Verantwortung.
Der genaue Fertigstellungstermin muss bei der Übergabe definiert werden. Je nach Aufgabe und Beteiligte sollten Zeitpunkte definiert werden, an denen Zwischenstände überprüft werden sollen.

Wichtig ist auch die Einhaltung der Aufbauorganisation. Im Zeitalter der angeblich flachen Hierarchien wird das gerne ignoriert. Die flachen Hierarchien sind allerdings aus meiner Sicht nur Worthülsen, um bei ausgesuchten Themen die Verantwortung nicht übernehmen zu müssen. Ich kann hier nur Manni Breuckmann recht geben, der im Doppelpass gesagt hat, dass flache Hierarchien eine Verarsche seien und dass man damit den Leute etwas vormache.

Folgende Fehler sollten vermieden werden:

• Ein Abteilungsleiter darf keinem Mitarbeiter einer anderen Abteilung eine Aufgabe direkt übergeben. Das muss immer über den anderen Abteilungsleiter geschehen. Die Mitarbeiter sollten darin gestärkt werden, dass sie solche Aufgaben ablehnen und auf die Aufbauorganisation verweisen. Im anderen Fall kommen die Mitarbeiter in einen Interessenkonflikt.
• Ein Mitarbeiter der oberen Führungsebene sollte niemals einen Mitarbeiter beauftragen, dass dieser eine Aufgabe an einen Mitarbeiter der gleichen Ebene übergibt (z.B. Geschäftsführer weist den einen Abteilungsleiter an, dass er eine Aufgabe an den Leiter einer anderen Abteilung übergibt). Hier muss immer der direkte Kontakt gesucht werden. Sollen mehrere Personen gleichzeitig beauftragt werden, so ist eine Teambesprechung zu empfehlen.
• Ein Mitarbeiter kann keinem Mitarbeiter der gleichen Ebene eine Aufgabe erteilen, auch nicht wenn er älter oder länger im Unternehmen ist.
• Eine Person in der Rolle einer Stabsstelle (z.B. ein Coach) darf nur Empfehlungen aussprechen aber keine Aufgaben delegieren.

Das Einhalten dieser Regeln vermeidet Stress und Ärger und sorgte für eine reibungslosere Umsetzung der Aufgaben.