Projekte stehen und fallen mit dem Projektleiter. Leider werden die Anforderungen an den Projektleiter oft unterschätzt. Zum Projektleiter wird der nächstbeste Mitarbeiter bestimmt.

Jedes Projekt darf  zu einem Zeitpunkt nur einen Projektleiter haben, da es sonst Probleme mit der Verantwortung gibt. Im besten Fall werden sonst Dinge doppelt gemacht, im schlechtesten Fall bleiben sie auf der Strecke. Es sollte jedoch mindestens ein weiterer Mitarbeiter den kompletten Projektüberblick haben, da sonst ein Ausfall nicht aufzufangen ist.

Bei der Projektleitung sind 3 Bereiche besonders wichtig: die fachliche Kompetenz, die notwendigen persönlichen Eigenschaften und die richtigen Methoden.

Fachkompetenz:

Der Projektleiter …

• hat Prozessverständnis und weiß genau, was sich der Kunde wünscht. Dazu ist es nicht erforderlich, dass er die Technik bis ins Detail versteht.
• hat zu jeder Zeit den Überblick über das Projektteam. Er weiß genau, wo potentielle Schwachpunkte sind und er erkennt Verzögerungen zeitnah.
• ist in der Lage alle relevanten Informationen an das Projektteam weiterzugeben. Er liefert auf Rückfragen die notwendigen Antworten oder kann einen Ansprechpartner vermitteln. Er sorgt dafür, dass in regelmäßigen Besprechungen mit allen Teammitgliedern die Informationen fließen.
• kann alle Aufgaben zeitlich einschätzen und versteht die logischen Abhängigkeiten im Projekt. Er legt die Meilensteine fest und sorgt dafür, dass es nicht unbemerkt zu Überbuchungen von Projekten kommt.
• weiß das Können seiner Mitarbeiter richtig einzuschätzen und ist in der Lage, die Aufgaben im Projektteam optimal zu verteilen.
• beherrscht das Projektcontrolling und sorgt für eine schnelle Abrechnung.
• sorgt dafür, dass zum Projektende die Dokumentation vorhanden ist, die notwendigen Tests durchgeführt werden und die Abnahme erfolgt.
• führt eine Nachbetrachtung zu jedem Projekt durch, um für zukünftige Projekte zu lernen.

 

Persönliche Kompetenz:

Der Projektleiter …

• kann schnell auf Veränderungen reagieren (Change Management).
• beherrscht die Kommunikation. Er weiß, wann er persönlich mit dem Kunden sprechen muss und wann eine E-Mail reicht.
• ist in der Lage dem Kunden mitzuteilen, dass etwas aufwendiger wird. Dabei setzt er die Interessen des Unternehmens, für das er arbeitet, durch.
• kann das Projektteam motivieren.
• schafft es, dass die Mitarbeiter ihm selbständig alle wichtige Informationen und rechtzeitig eventuelle Verzögerungen mitteilen.
• verteilt Teilprojekte, ohne dass es Widerstände gibt.
• ist stressfest und bleibt auch in brenzlichen Situationen ruhig. Er strahlt die Ruhe auf das Projektteam aus.
• kennt seine Grenzen und weiß, wann und bei wem er sich Hilfe holt.

 

Methodenkompetenz:

Der Projektkeiter …

• verwendet GTD oder eine andere Selbstmanagementmethode, um sich selbst richtig zu führen (Anselm Grün: „Nur wer sich selbst führt, kann richtig führen“).
• benutzt ein Projektmanagementwerkzeug, das sich für die Projekte eignet. Es muss nicht immer MS Project sein!
• hat Kontrollwerkzeuge zur Verfügung, die ihm einen Überblick über den kaufmännischen Projektstand geben.
• kennt die richtigen Methoden, um seriöse Kalkulationen abzuliefern.

 

Fazit: Bei großen Projekten ist es notwendig, einen erfahrenen Mitarbeiter mit großem Prozesswissen zu betrauen. Dieser muss kommunikativ sein und gut mit anderen Leuten zusammen arbeiten. Außerdem ist ein gesundes Durchsetzungvermögen zwingend notwendig.