Generell sollte es, wenn irgend möglich, vermieden werden, laufende Projekte zu unterbrechen, weil plötzlich andere Themen wichtiger erscheinen. Das Resultat ist oftmals:

• eine deutliche Erhöhung des Aufwandes, da sich die Mitarbeiter bei Wiederaufnahme des unterbrochenen Projektes neu einarbeiten müssen
• Qualitätsverringerung, da Ideen verloren gehen
• Probleme mit dem Kunden, dessen Projekt verschoben werden
• Ärger der Projektleiter untereinander
• fehlende Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit falschen Profil zum Zeitpunkt der Wiederaufnahme (z.B. durch Urlaub)
• oder sogar Projekte, die nie fertig gestellt werden

Natürlich gibt es immer kleinere Themen, die die tägliche Arbeit unterbrechen (z.B. Tickets, E-Mails, Aufgaben). Diese Themen müssen bei der Projektplanung berücksichtigt werden und sind hier nicht das Thema.

Auch wenn es aus Sicht eines Projektleiters nicht anders geht als ein laufendes Projekt zu unterbrechen und statt dessen ein anderes Projekt vom Projektteam durchführen zu lassen, darf der Projektleiter das nicht alleine entscheiden. Alle Projektleiter, die das Projektteam nutzen, müssen gemeinsam darüber entscheiden, ob diese Unterbrechung notwendig und sinnvoll ist. Außerdem sollte gemeinsam eine Strategie entwickelt werden, wie der Projektleiter, dessen Projekt verschoben wird, mit der Situation umgehen kann. Optimalerweise bilden die Projektleiter eine Abteilung oder ein Team, so dass sie ein gemeinsames Interesse haben und die anderen Projekte zumindest oberflächlich kennen.

In einer Matrixorganisation ist es zusätzlich notwendig, die betroffenen Abteilungs- oder Teamleiter mit einzubeziehen, da eine Ressourcenplanung durch sie vorgenommen oder abgenommen werden muss.

Außer den Projektleitern darf keiner Projekte einschieben, also auch kein Vertriebler oder Geschäftsführer. Sie müssen, im Sinne eines funktionierenden Projektmanagements, immer den Weg über die Projektleiter nehmen.

Wird agiles Projektmanagement eingesetzt (hierzu wird es bald noch Beiträge geben), lassen sich Prioritätenänderungen einfacher vornehmen, da die ganze Projektdurchführung flexibler ist.