Es gibt Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Team funktioniert. Es ist erforderlich, dass alle Teammitarbeiter das gleiche Teamziel haben. Außerdem müssen Prozesse und Tätigkeiten immer für jedes Teammitglied einsehbar sein. Alle eingesetzten Prozesse und Produkte müssen eindeutig verwendet werden, die Abläufe müssen klar definiert sein. Dass die Arbeit so abläuft wie sie soll, muss kontinuierlich überprüft werden. Das Team muss außerdem für Verbesserungen offen sein.
Teamleiter und Teammitarbeiter (Teammitarbeiter in der Matrixorganisation arbeiten in der Regel in Projekten) müssen die vormals beschriebenen Anforderungen erfüllen.
Die Teamziele können je nach Aufgabengebiet des Teams unterschiedlich sein. In meinem Team (Software-Produktentwicklung) gibt es u.a. folgende Ziele:
- gute Qualität
- das Team muss sich selbst tragen (> 80% der Tätigkeiten müssen über externe Kostenträger gedeckt sein)
- die Mitarbeiter müssen offen für Neuerungen sein
- die Arbeit sollte möglichst stressarm sein (soweit in der Branche möglich)
- auf Probleme muss schnell reagiert werden
- den Mitarbeitern der anderen Teams sollte Unterstützung und Coaching angeboten werden
Dabei gibt es folgende Hilfsmittel, die uns dabei unterstützen:
- Ein Ticketsystem, über das Fehler gemeldet werden und das im Pullprinzip betrieben wird. Das bedeutet, dass die Teammitarbeiter sich die Tickets selber nehmen. Ist bis zur täglichen Besprechung am nächsten Tag ein Ticket nicht genommen worden, so wird es zugewiesen.
- Eine LEA (Leistungserfassung und -abrechnung), mit der ganz genau zu sehen ist, welche Tätigkeit durch welches Projekt getragen wird. Unklarheiten werden sofort in der täglichen Besprechung geklärt.
- Ein flexibles Projektmanagementtool, über das auch die Projektdokumentation vollständig und aktuell durchgeführt wird und das gleichzeitig als Informationscockpit dient (andere Quellen wie DMS oder Ticketsystem werden über Links angebunden). Ich setze hier 5pm ein, es sind aber auch andere Werkzeuge wie z.B. cohuman denkbar. MS Project hat sich für meine Anforderungen als nicht geeignet erwiesen. Wieso ich ausgerechnet 5pm verwende und wie ich es einsetze, werde ich in einem späteren Beitrag noch darstellen.
Unstimmigkeiten, die sich aus der Projektdokumentation ergeben, werden sofort in der täglichen Besprechung geklärt. - RTM, E-Mailprogramm und Aufgabenliste aus dem DMS werden mit der „Getting Things Done“ Methode bearbeitet.
- Dokumentationen, die den Ablauf der Produktfreigabe und die Verwendung von 5pm genau beschreiben. Wird gegen die Definitionen gehandelt, so wird das sofort in der täglichen Besprechung thematisiert.
- Die tägliche Besprechung, in der alle Teammitglieder über die laufenden Projekte informiert werden und technische Lösungen diskutiert werden. Aufgaben und Tickets werden verteilt und Probleme in der Projektdurchführung, -dokumentation oder -buchung besprochen.
Damit das vernünftig funktioniert, sollte der Teamleiter schon vor der Besprechung LEA, Ticketsystem und Projektmanagementtool gesichtet haben, damit er steuernd eingreifen kann, um die Teamziele zu ermöglichen.